Privacybeleid

RODA’46 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Met het Privacybeleid willen we informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. RODA’46 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

· Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
· Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
· Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
· Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
· Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
· Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als RODA’46 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens: secretaris@roda46.nl

Verwerking van persoonsgegevens van leden, vrijwilligers en dergelijke

Persoonsgegevens van leden, vrijwilligers en dergelijke worden door RODA’46 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

· Administratieve doeleinden a.g.v. voetbal- en andere activiteiten bij de vereniging;
· Communicatie over het lidmaatschap en/of uitnodigingen;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

· Het lidmaatschap c.q. uw activiteiten als vrijwilliger

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RODA’46 de volgende persoonsgegevens van u vragen:

· Roepnaam
· Voorletters
· Tussenvoegsel
· Achternaam
· Adresgegevens
· Geslacht
· Geboortedatum
· Geboorteplaats
· Nationaliteit
· (Zakelijk) Telefoonnummer
· (Zakelijk) E-mailadres
· Bankgegevens
· Gegevens m.b.t. het beroep.

Uw persoonsgegevens worden door RODA’46 opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

· Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en de vrijwilligersactiviteiten en daarna gedurende 2 jaar in het bestand van oud-leden.
· In de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Registratie gegevens van spelers in een speler volgsysteem:

Persoonsgegevens van spelers worden door RODA’46 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

· Registratie van voetbaltechnische gegevens van een speler;

Grondslag voor deze gegevens;

· Het ingedeeld zijn in een team en het deelnemen aan trainingen en wedstrijden.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RODA’46 de volgende persoonsgegevens van u vragen:

· Relatienummer
· Roepnaam
· Voorletters
· Tussenvoegsel
· Achternaam
· Geslacht
· Geboortedatum
· Team

Uw persoonsgegevens en de voetbaltechnische gegevens worden door RODA’46 opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

· Gedurende de periode dat de speler actief deelneemt aan trainingen en/of wedstrijden.

Wie bezwaar heeft tegen registratie van de voetbaltechnische gegevens kan dat schriftelijk kenbaar maken bij de secretaris van de vereniging.

Verwerking van persoonsgegevens van potentieel lid en/of vrijwilliger en overige geïnteresseerde

Persoonsgegevens van potentieel lid en/of vrijwilliger en overige geïnteresseerde worden door RODA’46 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

· Informatieverstrekking in de vorm van (nieuws) brieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

· Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op sociaal medium;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RODA’46 de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Uw persoonsgegevens worden door RODA’46 opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

· Gedurende de periode dat men gezien wordt als een potentieel lid of vrijwilliger of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst

Persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst worden door RODA’46 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en)

· Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst resp. vrijwilligersovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

· De Arbeidsovereenkomst resp.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RODA’46 de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Uw persoonsgegevens worden door RODA’46 opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

· Gedurende de periode dat men een overeenkomst heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

· Het verzorgen van de internetomgeving
· Het verzorgen van de ledenadministratie (via Sportlink).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Uitzondering hierop is de voetbalbond KNVB, die via Sportlink inzage heeft in de gegevens, aangezien alle leden van de bond verplicht staan ingeschreven. Met partijen (verwerkers) waarmee dat wel het geval is, maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is . Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Bewaartermijn

RODA’46 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

· Alle personen die namens RODA’46 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
· Daar waar dat mogelijk is hanteren we een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op de systemen
· Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
· We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
· Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Foto’s

Met regelmaat publiceert RODA’46 foto’s van (voetbal)activiteiten op de website en social media (Facebook, Instagram). Jaarlijks verschijnen teamfoto’s op de website.

Wie bezwaar heeft op een teamfoto te staan of een kind op de teamfoto te hebben staan, kan dat kenbaar maken door zelf of het kind niet te laten deelnemen aan de fotosessie. Tegen publicatie van foto’s van (voetbal)activiteiten kan vooraf geen bezwaar worden gemaakt. Op verzoek kunnen foto’s wel worden aangepast of van digitale media worden verwijderd.

Het is niet toegestaan foto's of filmpjes van Roda-spelers, begeleiding of vrijwilligers privé te gebruiken.

Appgroepen, Facebook e.d.

Verschillende teams binnen RODA’46 hebben een pagina op Facebook, Instagram en/of maken een Appgroep aan om onderling gemakkelijk te kunnen communiceren. Deze sociale media en Appgroepen vallen volledig buiten de verantwoordelijkheid van RODA’46; ook inhoudelijk draagt de vereniging geen enkele verantwoordelijkheid.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

RODA’46,
secretaris@roda46.nl

Laatste wijziging: 1-09-2023